استخدام

آیابه عنوان یک مدیر، تابحال به این فکر کرده‌اید که فرآیند جذب و استخدام صحیح به چه میزان در موفقیت سازمان شما نقش دارد؟ همانطور که می‌دانید نیروی کار، قلب تپنده کسب‌وکار است و این چگونگی انتخاب متقاضیان کار است که تفاوت بین رشد پایدار و گیر کردن در دام مشکلات روزمره را رقم می‌زند. تصور کنید مدیر کسب و کار در حال توسعه هستید و با افزایش تعداد پروژه‌های جدید و حجم کاری، نیاز به استخدام نیروی کارآمد و تازه نفس بیشتر احساس می‌شود. اما واقعیت امر این است که فرآیند استخدام همیشه آسان نیست.

  مهمترین چالش‌های فرآیند جذب و استخدام در سازمان‌ها

1. شناسایی نیازهای دقیق شغلی: بسیاری از مواقع عدم هماهنگی بین بخش‌ها (از جمله مدیران بخش‌های مختلف و HR) برای تعیین الزامات شغلی منجر به ایجاد موقعیت‌های شغلی بدون برنامه‌ریزی بلندمدت می‌شود.
2. عدم جذب متقاضیان مناسب: دلایل مختلفی از جمله استفاده از کانال‌های ناکارآمد برای جذب نیرو و دریافت رزومه‌های زیاد اما نامرتبط منجر به این مسئله می‌شود.
3. غربالگری و ارزیابی کاندیداها : در بسیاری از موارد زمان‌بر بودن فرآیند غربالگری و وجود سوگیری‌های ناخودآگاه در ارزیابی مشکلات زیادی را به همراه خواهد داشت. اما سازمان‌هایی که از نرم افزارهای جذب و استخدام ATSبرای ارزیابی استاندار استفاده می‌کنند با این مشکلات مواجه نیستند.
4.  مصاحبه‌های موثر : یکی از مشکلات جذب صحیح در سازمان‌ها عدم برخوداری از دانش کافی مسئول برگذاری مصاحبه است. گاهی اوقات عدم دانش کافی مصاحبه‌کنندگان و استفاده از سوالات غیراستاندارد و غیرمرتبط منجر به از دست دادن متقاضیان بالقوه می‌شود.
5. رقابت با سازمان‌های دیگر: یکی از مواردی که  حین جذب نیروی جدید باید به آن توجه شود، بررسی چگونگی استخدام و جذب سازمان‌های رقیب است. چه بسا متقاضیان شایسته به دلیل پیشنهادات رقابتی و بهتر رقبا از دست داده می‌شوند.
6. آنبوردینگ کارمندان جدید: در بسیاری از سازمان‌ها پس از جذب نیروی مناسب به دلیل عدم بهرمندی از برنامه صحیح برای معرفی و حمایت نیروی جدید شاهد از دست دادن کارمندان در مراحل اولیه هستیم.

همانطور که مشاهده می‌کنید، فرآیند جذب و استخدام، از دریافت رزومه مرتبط تا نهایی کردن استخدام و جذب آن به سازمان، در هر مرحله چالش‌های خاص خود را دارد. واقعیت این است که مشکل کمبود نیروی متخصص نیست، بلکه نحوه مدیریت فرآیند استخدام عامل اصلی، چالش‌های بوجود آمده است. در ادامه، قصد داریم به شما بگوییم که چگونه می‌توانید این چالش‌ها را به فرصت‌هایی برای تعالی سازمان تبدیل کنید.

مهمترین سوالات برای عارضه‌یابی جذب و استخدام در سازمان:

برای داشتن دیدی روشن نسبت به چالش‌های موجود در فرآیند جذب و استخدام، پیشنهاد می‌کنیم در رابطه با سوالات زیر خوب فکر کنید  و به آن‌ها پاسخ دهید:

• مشکلات اصلی شما در فرآیند جذب و استخدام چیست؟ مثلاً جذب ناموفق، خروج زودهنگام کارکنان، نبود نیروی مناسب، فرآیند طولانی و پیچیده، هزینه‌های بالا و غیره
• فرآیند فعلی جذب نیرو در سازمان شما به چه صورت است؟ مثلاً از چه کانال‌هایی استفاده می‌کنید؟ چقدر طول می‌کشد؟ چه ابزارها و روش‌هایی برای ارزیابی دارید؟
• چه نوع نیروهایی بیشتر برای سازمان شما سخت جذب می‌شوند؟ مثلاً افراد متخصص، مدیران، نیروی فنی، نیروی فروش و غیره
• در حال حاضر برند کارفرمایی (Employer Brand) شما چطور است؟ آیا سازمان شما برای کارجویان جذاب است؟ نظر کارکنان فعلی و سابق درباره محیط کار چیست؟
• چه منابع و ابزارهایی برای بهبود فرآیند استخدام در اختیار دارید؟ مثل نرم‌افزار ATS، تیم منابع انسانی، بودجه تبلیغاتی، همکاری با شرکت‌های کاریابی و غیره

 گام‌های اجرایی کردن یک فرآیند جذب و استخدام بهینه

    ۱. شناسایی نیازهای استخدامی

پیش از آغاز فرآیند استخدام، باید نیازهای دقیق سازمان را شناسایی کرده و مشخص کنید چه مهارت‌ها و تخصص‌هایی مورد نیاز است. این مرحله شامل تعیین نیاز سازمان به نیروی تمام وقت، پاره وقت، کارآموز یا حتی پیمانکار است. همچنین باید مشخص کنید که این نیاز چه زمانی باید برطرف شود.

چک‌لیست اجرایی:

• • برگزاری جلسات با مدیران بخش‌ها برای شناسایی کمبودهای نیروی انسانی.
  • تهیه فهرستی از مهارت‌ها و تخصص‌های مورد نیاز.
  • تحلیل وظایف و مسئولیت‌های هر نقش و تعیین نیازهای آموزشی.
  • بررسی روندهای صنعت و تطبیق نیازهای سازمان با آن‌ها.
  • استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی برای پیش‌بینی نیازهای آینده.
  • تحلیل داده‌های عملکردی برای شناسایی شکاف‌های مهارتی در سازمان.
  • تحلیل نیروی کار: بررسی کنید چه چیز باعث این نیاز شده است (افزایش حجم کار، بازنشستگی کارمندان یا تغییرات سازمانی)
  • برنامه ریزی بلند مدت: اطمینان حاصل کنید که استخدام جدید با استراتژی‌های بلندمدت سازمان هماهنگ است.

    ۲. تعریف شرح شغلی

شرح شغل شامل عنوان شغل، وظایف، مسئولیت‌ها مورد انتظار، الزامات تحصیلی، تجربه کاری و همچنین مهارت‌های مورد نیاز است. هرچقدر شرح شغلی ارائه شده واضح و جذاب‌تر باشد کارجو درک بهتری از موقعیت شغلی و نیازها خواهد داشت.

هدف ارائه شرح شغلی واضح و جذاب برای مشخص شدن وظایف، مسئولیت‌ها و مهارت‌های مورد نیاز به منظور روشن شدن انتظارات و تسهیل در جذب گزینه مناسب است.

چک‌لیست اجرایی:

• • تهیه قالب استاندارد برای توصیف شغلی.
  • مشخص کردن وظایف کلیدی و مهارت‌های ضروری برای هر نقش.
  • مشورت با مدیران و کارکنان فعلی برای درک بهتر نیازهای هر نقش.
  • الزامات شامل تحصیلات، تجربه کاری و مهارت‌های ضروری مانند مهارت‌های فنی یا نرم.
  • اضافه کردن اطلاعاتی درباره فرهنگ سازمانی و تیم کاری در توصیف شغلی.
  • استفاده از ابزارهای تحلیل شغلی برای تعیین دقیق‌تر نیازها.
  • به‌روزرسانی منظم توصیف‌های شغلی بر اساس تغییرات سازمانی و بازار کار.

استفاده از عنوان شغلی جذاب نقش پررنگی در جذب بهترین گزینه دارد.  مثلاً به جای کارمند فروش، از مشاور فروش استفاده کنید. توضیح دهید که فرهنگ سازمانی شما چگونه است و چه نوع فردی می‌تواند در آن موفق شود.

    ۳. انتشار آگهی شغلی

بعد از تهیه شرح شغل، باید آن را در کانال‌های مناسب منتشر کرد. این کانال‌ها می‌توانند شامل وب‌سایت‌های کاریابی، شبکه‌های اجتماعی و … است. توجه کنید که آگهی شغلی باید نیازها و انتظارات سازمان را به‌طور شفاف به متقاضیان منتقل کند.

چک‌لیست اجرایی:

• • تعیین تیم مسئول برای هر مرحله از فرآیند جذب.
  • تهیه آگهی شغلی با اطلاعات کامل درباره نقش و شرایط مورد نیاز.
  • انتشار آگهی شغلی در وب‌سایت شرکت و پلتفرم‌های شغلی معتبر.
  • استفاده از شبکه‌های اجتماعی برای گسترش دامنه دسترسی به متقاضیان.
  • استفاده از تکنیک‌های بازاریابی دیجیتال برای هدف‌گیری دقیق‌تر مخاطبان.
  • شبکه سازی‌های داخلی: از کارمندان فعلی بخواهید که موقعیت شغلی را با دوستان یا همکاران سابق خود به اشتراک بگذارند
  • تحلیل بازخوردهای دریافتی از آگهی‌های قب

   ۴. غربالگری رزومه‌ها

در این مرحله، تمام رزومه‌های دریافتی بررسی می‌شوند تا کاندیداهایی که بیشترین انطباق را با الزامات شغل دارند، شناسایی شوند. این مرحله معمولاً شامل حذف رزومه‌های نامناسب است. استفاده از نرم افزارهای جذب و استخدام ATS برای غربالگری خودکار رزومه‌ها پیشنهاد می‌شود. به منظور برقراری عدالت در ارزیابی، مطمئن شوید که همه رزومه‌ها به طور عادلانه بررسی می‌شوند و سوگیری‌های ناخودآگاه وجود ندارد.

  ۵. مصاحبه اولیه

پس از غربالگری رزومه‌ها، مصاحبه‌های اولیه (معمولاً تلفنی یا مجازی) برگزار می‌شود تا اطمینان حاصل شود که کاندیداها واجد شرایط هستند و می‌توانند به مراحل بعدی بروند.

سوالات استاندارد: از سوالات استاندارد برای بررسی انگیزه، تجربه و مهارت‌های کلیدی استفاده کنید.

بررسی فرهنگ سازمانی: سوالاتی مطرح کنید که نشان دهد آیا کاندیدا با فرهنگ سازمانی شما سازگار است یا خیر.

ثبت نتایج: یادداشت‌های دقیقی از مصاحبه‌ها ثبت کنید تا بتوانید مقایسه مناسبی بین کاندیداها انجام دهید.

   ۶. مصاحبه‌های عمیق و دقیق‌تر

در این مرحله، مصاحبه‌های عمیق‌تری با کاندیداهای منتخب برگزار می‌شود. این مصاحبه‌ها می‌توانند شامل مصاحبه فنی، مهارتی یا حتی مصاحبه فرهنگ سازمانی باشند.

مصاحبه فنی: برای شغل‌های تخصصی، از سوالات فنی یا مطالعات موردی استفاده کنید.

مصاحبه رفتاری: از سوالات رفتاری برای بررسی نحوه واکنش کاندیدا در موقعیت‌های چالش‌برانگیز استفاده کنید.

مشارکت تیمی: اعضای تیم مرتبط را در مصاحبه‌ها شرکت دهید تا نظرات آنها را در مورد کاندیدا بشنوید.

   ۷. بررسی سوابق شغلی

قبل از انتخاب نهایی، نیاز به بررسی سابقه کاری کارجو است. این فرآیند می‌تواند شامل تماس با کارفرمایان قبلی یا افراد مرجع برای تأیید صحت ادعاهای کاندیداست.

گفتگو با کارفرمایان قبلی: از کارفرمایان قبلی درباره عملکرد، حرفه‌ای بودن و مهارت‌های ارتباطی کاندیدا سوال کنید.

بررسی علت ترک کار: اطمینان حاصل کنید که اطلاعات ارائه شده توسط متقاضی صحیح است.

   ۸. ارائه موقعیت شغلی متناسب

پس از اتمام تمام مراحل، بهترین کاندیدا انتخاب شده و یک پیشنهاد شغلی به او ارائه می‌شود. این پیشنهاد شامل حقوق، مزایا و شرایط شغلی است. مطمئن شوید که  که پیشنهاد شما به اندازه کافی جذاب است و همواره آماده باشید تا با کارجو در رابطه با حقوق و مزایا مذاکره کنید. پیش از هرچیزی به زمانبندی صحیح و دقیق برای ارائه پیشنهاد توجه کنید تا کارجو فرصت تصمیم‌گیری داشته باشد.

   ۹. آنبوردینگ

شاید تصور کنید که فرآیند Onboarding پس از فرآیند جذب نیروی جدید و اولین روز کاری آغاز می‌شود اما باید بدانید این فرآیند از زمان  پیشنهاد شغلی به کارجو آغاز می‌شود. در این مرحله  جذب کارمند جدید و آموزش او برای شروع کار آغاز می‌شود. این مرحله شامل آشنایی با فرهنگ سازمانی، تیم و ابزارهای کاری است. توجه کنید که فرآیند آنبوردینگ تنها محدود به نیروی تازه وارد نیست و گاها با تغییر نقش پرسنل در سازمان و انتصاب در سایر تیم‌ها نیاز به اجرای این فرآیند است. به این منظور نیاز به طراحی یک برنامه جذب ساختارمند است که شامل جلسات آموزشی، معرفی تیم و آشنایی با سیستم‌های داخلی می‌باشد. در این فرآیند باید اطمینان حاصل کنید که کارمند جدید احساس راحتی می‌کند و از او حمایت می‌شود.

نتیجه‌گیری:

با توجه به اینکه فرآیند جذب و استخدام، از ارکان اصلی موفقیت هر سازمان است. این فرآیند نه تنها به دقت و برنامه‌ریزی نیاز دارد، بلکه باید به‌گونه‌ای طراحی شود که چالش‌های متعددی را که در مسیر آن وجود دارد، به فرصت‌هایی برای بهبود تبدیل کند.

چالش‌های اصلی این فرآیند شامل شناسایی دقیق نیازهای شغلی ، جذب کاندیداهای مناسب ، غربالگری و ارزیابی مؤثر ، مصاحبه‌های استاندارد ، رقابت با سازمان‌های دیگر و نگهداری کارمندان جدید می‌شود. هر یک از این مراحل، اگر به‌درستی مدیریت نشوند، می‌توانند باعث اتلاف وقت، انرژی و منابع مالی شوند و حتی به کاهش کیفیت نیروی انسانی سازمان منجر شوند.

برای غلبه بر این چالش‌ها، سازمان‌ها باید:

1. استراتژی‌های واضح و هدفمند داشته باشند.
2. از فناوری‌های پیشرفته مانند نرم‌افزارهای ATS برای غربالگری و ارزیابی استفاده کنند.
3. فرهنگ سازمانی جذاب ایجاد کنند و برند کارفرمایی خود را تقویت نمایند.
4. فرآیند آنبوردینگ را به‌عنوان بخشی از جذب و نگهداری کارمندان جدید در نظر بگیرند.
5. به‌طور مداوم آموزش و به‌روزرسانی انجام دهند تا با تغییرات بازار کار و صنعت هماهنگ باشند.

در نهایت، فرآیند استخدام نباید تنها به‌عنوان یک فعالیت عملیاتی در نظر گرفته شود، بلکه باید به‌عنوان یک استراتژی استراتژیک برای رشد و توسعه سازمان مدیریت شود. با به‌کارگیری روش‌های بهینه و استاندارد در هر مرحله، می‌توانید از این فرآیند به‌عنوان اهرمی برای دستیابی به مزیت رقابتی و موفقیت بلندمدت سازمان استفاده کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت ما به نشانی https://nanotime.com مراجعه نمائید

تدریس خصوصی آیلتس